Trong các hoạt động kinh doanh, mua bán, xây dựng hay cung ứng dịch vụ, biên bản nghiệm thu là một loại văn bản vô cùng quan trọng, giúp xác nhận chất lượng và khối lượng công việc hoặc hàng hóa được bàn giao giữa các bên. Vậy biên bản nghiệm thu là gì? Tại sao cần lập biên bản nghiệm thu? Đặc biệt, trong lĩnh vực thương mại, biên bản nghiệm thu hàng hóa được sử dụng ra sao và cần lưu ý những gì? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Biên bản nghiệm thu là gì?
Biên bản nghiệm thu là một loại văn bản hành chính dùng để xác nhận việc đã hoàn thành một công việc, giao nhận hàng hóa, hay bàn giao dịch vụ giữa các bên liên quan. Biên bản này có thể được dùng trong nhiều lĩnh vực như xây dựng, sản xuất, cung ứng dịch vụ, giao nhận hàng hóa,…
Thông qua biên bản nghiệm thu, các bên sẽ kiểm tra, đối chiếu, đánh giá và thống nhất về chất lượng, số lượng, điều kiện bàn giao. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để xác định quyền và nghĩa vụ của các bên, tránh các tranh chấp phát sinh sau này.

Tại sao cần lập biên bản nghiệm thu?
Việc lập biên bản nghiệm thu mang lại nhiều lợi ích thực tế:
Cơ sở pháp lý rõ ràng
Biên bản nghiệm thu là tài liệu chính thức để chứng minh rằng một công việc, một hạng mục hay lô hàng đã được bàn giao và được một bên xác nhận. Khi xảy ra tranh chấp, đây là bằng chứng pháp lý có giá trị.
Thể hiện trách nhiệm giữa các bên
Việc ký kết biên bản nghiệm thu đồng nghĩa với việc bên giao đã hoàn tất nghĩa vụ và bên nhận đã kiểm tra, xác nhận tình trạng. Điều này giúp minh bạch trách nhiệm, tránh những hiểu lầm, mâu thuẫn không đáng có.
Điều kiện để thanh toán
Trong nhiều trường hợp, biên bản nghiệm thu là tài liệu bắt buộc đi kèm hóa đơn để được thanh toán. Không có biên bản nghiệm thu, bên giao có thể gặp khó khăn trong việc thu tiền hoặc xác nhận hoàn thành công việc.
Quản lý công việc và hàng hóa hiệu quả
Đối với doanh nghiệp, việc lưu trữ các biên bản nghiệm thu giúp theo dõi tiến độ công việc, tình trạng hàng hóa, giúp bộ phận kế toán – kho – mua hàng phối hợp hiệu quả hơn.
Biên bản nghiệm thu hàng hóa là gì?
Biên bản nghiệm thu hàng hóa là loại biên bản được lập khi hai bên (bên bán và bên mua) tiến hành giao nhận hàng hóa. Trong quá trình này, đại diện hai bên sẽ cùng nhau kiểm tra các nội dung như:
- Chủng loại hàng hóa
- Số lượng hàng hóa
- Tình trạng, chất lượng sản phẩm
- Ngày giờ giao nhận
- Các yêu cầu hoặc phản hồi (nếu có)
Biên bản nghiệm thu hàng hóa giúp xác nhận rằng bên giao đã hoàn thành việc giao hàng, và bên nhận đã đồng ý tiếp nhận lô hàng sau khi kiểm tra.
Nội dung cơ bản của một biên bản nghiệm thu hàng hóa
Một biên bản nghiệm thu hàng hóa chuyên nghiệp, rõ ràng và đầy đủ thường gồm các nội dung sau:
- Thông tin các bên tham gia
- Tên công ty hoặc cá nhân giao hàng
- Tên công ty hoặc cá nhân nhận hàng
- Người đại diện, chức vụ, thông tin liên hệ
- Căn cứ pháp lý
Ghi rõ hợp đồng hoặc đơn hàng số mấy, ký ngày nào, làm căn cứ để giao hàng.
- Thông tin hàng hóa
Thường trình bày theo bảng, bao gồm:
STT | Tên hàng hóa | Đơn vị tính | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền | Ghi chú |
Kèm theo là thông tin chất lượng, thời hạn bảo hành (nếu có).
- Kết quả kiểm tra
- Hàng hóa đúng chủng loại, đủ số lượng, chất lượng tốt
- Có thiếu hụt hay hư hỏng không
- Ghi chú nếu có phát sinh đặc biệt
- Kết luận nghiệm thu
- Bên nhận hàng có đồng ý tiếp nhận không
- Có đề nghị sửa đổi, bổ sung gì không
- Có điều kiện đặc biệt nào kèm theo không
- Chữ ký, đóng dấu
Cả hai bên cần ký tên và đóng dấu xác nhận (nếu là pháp nhân).
Khi nào cần lập biên bản nghiệm thu hàng hóa?
Biên bản nghiệm thu hàng hóa thường được lập trong các trường hợp:
- Giao nhận hàng theo hợp đồng kinh tế
- Cung cấp vật tư, thiết bị trong xây dựng
- Giao hàng trong mua bán online có giá trị lớn
- Bàn giao tài sản, thiết bị giữa các phòng ban trong doanh nghiệp
- Nhập kho hoặc chuyển kho nội bộ
Dù là doanh nghiệp lớn hay cá nhân kinh doanh, việc lập biên bản nghiệm thu đều giúp đảm bảo minh bạch, rõ ràng trong quá trình giao nhận hàng hóa.
Tải Mẫu biên bản nghiệm thu hàng hóa thông dụng
Dưới đây là mẫu biên bản nghiệm thu hàng hóa chuẩn, bạn có thể tham khảo:
TÊN CTY CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc
BIÊN BẢN NGHIỆM THU
Căn cứ nhu cầu giữa …….. và CÔNG TY TNHH …………………………;
Hôm nay, ngày …… tháng …… năm 2025, chúng tôi gồm:
BÊN A:
Địa chỉ :
Điện thoại :
Tài khoản :
Đại diện Ông :
BÊN B:
Địa chỉ :
Điện thoại :
Tài khoản :
Mã ngân hàng :
Mã số thuế :
Đại diện :
Hai bên tiến hành nghiệm thu hàng hóa với nội dung như sau:
STT | TÊN HÀNG HÓA | ĐVT | SL | ĐƠN GIÁ | THÀNH TIỀN |
1 | Drum HP 32A | Cái | 72 | 120.000 | 8.640.000 |
Cộng tiền hàng: | 8.640.000 | ||||
Tiền thuế GTGT 10%: | 864.000 | ||||
Tổng cộng tiền thanh toán: | 9.504.000 | ||||
Bằng chữ: Năm triệu, năm trăm bốn mươi bốn nghìn đồng chẵn./.
|
- Bên B đã cung cấp hàng mới 100%.
- Bên A đã nhận đủ số lượng hàng hóa và hoàn tất thủ tục nghiệm thu.
Hai bên đồng ý ký biên bản nghiệm thu theo nội dung trên.
Biên bản kết thúc lúc 16 giờ 00 phút cùng ngày. Biên bản này được lập thành 02 (hai) bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 (một) bản
ĐẠI DIỆN BÊN A
Giám đốc
|
ĐẠI DIỆN BÊN B
Giám đốc
|
XEM TRƯỚC
TẢI MẪU BIÊN BẢN NGHIỆM THU HÀNG HÓA FILE WORD CHO KẾ TOÁN: [Tải tại đây]
Lưu ý khi lập biên bản nghiệm thu hàng hóa
- Kiểm tra kỹ thông tin: Chủng loại, số lượng, mã hàng, tình trạng thực tế
- Chụp ảnh hàng hóa (nếu cần): Đặc biệt khi giao hàng có nguy cơ hư hỏng, thất thoát
- Lưu trữ cẩn thận: Biên bản nên được lưu cùng hóa đơn, hợp đồng
- Ký trực tiếp: Đại diện có thẩm quyền ký, tránh ủy quyền miệng
Qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ biên bản nghiệm thu là gì và tầm quan trọng của biên bản nghiệm thu hàng hóa trong hoạt động giao thương. Đây là công cụ không thể thiếu trong các giao dịch chuyên nghiệp, giúp các bên xác định rõ trách nhiệm, bảo vệ quyền lợi và xử lý nhanh chóng các vấn đề phát sinh.
Để hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ, đừng quên chuẩn bị biên bản nghiệm thu hàng hóa đầy đủ và đúng chuẩn mỗi khi thực hiện giao nhận. Nếu bạn cần mẫu file Word hoặc PDF chuyên nghiệp, hãy để lại yêu cầu để được hỗ trợ miễn phí.